Een factuur of offerte aan een budgetlijn koppelen
Hemma leest de factuur. Het haalt de aannemer, de datum, het bedrag, de lijnen. Maar het veronderstelt niet bij welke budgetlijn elke lijn hoort — dat is jouw keuze. Koppelen is het kleine taakje dat van "een factuur is aangekomen" "het budget is bewogen" maakt.
01Voor je begint
Je hebt een budget nodig. Heb je er nog geen, zie Een budget van nul opbouwen of Een budget importeren uit Excel of CSV. Koppelen werkt niet tegen een lege boom.
Je hebt ook de factuur (of offerte) nodig in een verwerkte en bevestigde staat — alles wat nog in Nazicht nodig zit, moet eerst worden afgehandeld. Zie Een extractie nakijken en corrigeren.
02Hoe koppelen
Open de factuur of offerte vanuit de pagina Bestanden. De eerste keer plaatst Hemma je automatisch op het koppelscherm, want koppelen is de volgende stap na extractie. Elke lijn van de factuur krijgt een eigen kaart met drie dingen erop:
- De lijn zelf: beschrijving, bedrag en (als de factuur ze opsplitste) netto en BTW.
- Een budgetlijn-picker — zoekbare dropdown van elke bladlijn in je boom.
- Een bedragveld, vooraf ingevuld met het volledige bedrag van de lijn.
Kies de budgetlijn, laat het bedrag staan zoals het is en ga naar de volgende lijn. Wanneer elke lijn is toegekend, tik onderaan op Bevestigen.
03De voorstellen van Hemma
Voor de meeste facturen stelt Hemma vooraf voor elke lijn een budgetlijn voor — je ziet al een voorstel ingevuld, met een vertrouwenskleur ernaast. Groen voor hoog vertrouwen, oranje voor gemiddeld, rood voor laag.
De voorstellen komen uit dezelfde matching-engine die op imports draait: hij leest de lijnbeschrijving, het vakgebied van de aannemer, je budgetboom en gelijkaardige eerdere koppelingen. Aanvaard de hoge zonder na te denken, kijk even bij de gemiddelde, en kies zelf bij de lage.
Jij hebt altijd het laatste woord. Bevestigen legt jouw keuze vast, niet die van Hemma.
04Waarom het ertoe doet
Koppelen is wat het budget doet bewegen. Tot je koppelt, is een factuur enkel een document — zichtbaar op Bestanden en meegeteld bij de aannemer, maar niet bij een budgetlijn. Zodra je bevestigt:
- De kolom Gefactureerd op het budget updatet voor de lijnen die je hebt gekozen.
- De signaalkleuren op die lijnen worden herberekend (zie Je budgetstatus lezen).
- Het openstaande totaal van de aannemer daalt als je de factuur ook als betaald markeert (zie Een factuur als betaald markeren).
- Het filter Te koppelen op Bestanden toont deze factuur niet meer — je staat er weer eentje bij.
Offertes werken op dezelfde manier, behalve dat ze de kolom Geoffreerd voeden in plaats van Gefactureerd.
05Eén lijn over meerdere budgetlijnen splitsen
Als één lijn echt bij twee of meer budgetlijnen hoort — "Sanitair eerste beurt" verdeeld over badkamer en keuken — hoef je er geen één te kiezen en te liegen. Voeg een extra rij toe aan dezelfde lijn en verdeel het bedrag. Zie Eén factuur splitsen over meerdere budgetlijnen voor de volledige uitleg.
06Later bewerken
Koppelen is geen eenmalige actie. Na je bevestigen staat de factuur in haar eindtoestand, maar je kunt de koppeling op elk moment heropenen vanuit de detailpagina van de factuur. Koppeling bewerken brengt je terug op hetzelfde scherm met je vorige keuzes geladen; wijzig ze en bewaar. Het budget beweegt mee.
07Veelgestelde vragen
De dropdown toont mijn nieuwe budgetlijn niet. De picker toont enkel bladlijnen (lijnen zonder kinderen). Is je nieuwe lijn een categorie, voeg er een kind onder en koppel daaraan. De categorie rolt automatisch op.
Ik zie "Kan niet koppelen aan een categorie" bij het bevestigen. Zelfde oorzaak: ergens in je toekenningen staat een budgetlijn met kindlijnen geselecteerd. Kies in plaats daarvan het blad.
Verandert koppelen de factuur zelf? Nee. Koppelen is metadata naast de factuur — het documentbestand blijft onaangeroerd. Iedereen aan wie je het bestand deelt, ziet exact wat is binnengekomen.
Wie kan koppelen? Iedereen op het project. Het koppelspoor wordt gelogd zodat iedereen op het project kan zien wie wat heeft bevestigd en wanneer.
08Als het misloopt
- De knop Bevestigen is uitgegrijsd? Minstens één lijn heeft een bedrag dat het lijntotaal overschrijdt, of er is geen budgetlijn gekozen. Loop de kaarten van boven naar onder af — de boosdoener is gemarkeerd.
- Een gekoppelde factuur ontbreekt in het budget? Zie Mijn budgettotaal lijkt fout.
- Het scherm laadt niet? Zie Een document blijft in "Nazicht nodig" hangen — er kan nog een extractie hangen.