Een extractie nakijken en corrigeren
Hemma leest elke factuur en offerte twee keer, met twee onafhankelijke AI-lezers. Meestal komen ze op hetzelfde uit, is de data vertrouwd en hoef je er nooit aan te denken. Verschillen ze, dan legt een derde model beide lezingen naast het document zelf en beslist het. Wat daarna nog overblijft, belandt in Nazicht nodig.
Dit is het artikel dat je door het oplossen ervan loodst.
01Hoe je een Nazicht-nodig-document vindt
Drie plekken.
- De oranje strook bovenaan de pagina Bestanden zegt hoeveel documenten je input nodig hebben. Tik op Nazicht nodig om de lijst te filteren tot enkel die.
- Open er een en je komt rechtstreeks op het nazichtscherm — geen extra klik.
- De ochtenddigest vermeldt het ook, als je meldingen aan hebt staan.
02Vijf soorten nazicht
Het scherm ziet er een beetje anders uit afhankelijk van waarover Hemma onzeker was.
"Help me dit document identificeren"
Wordt getoond wanneer de AI minder dan 80% vertrouwen had over wat het document is. Hemma deed zijn beste gok maar wil dat je bevestigt voor het financiële velden met de verkeerde aannames extraheert.
Wat je ziet: een dropdown met elk type — Factuur, Offerte, Vergunning, Plan, Foto, Inspiratie, Tech doc, Andere. Kies het juiste en tik op Bevestigen. Hemma voert de extractie opnieuw uit met het juiste type en het document gaat verder.
"Klopt dit?"
Wordt getoond wanneer Hemma de factuur wel kon lezen maar er niet zeker genoeg van is om ze zonder jouw blik door te laten.
Wat je ziet: de gegevens die Hemma eruit haalde, op een rij: het totaalbedrag, het BTW-nummer, het factuurnummer, de datum, de vervaldatum. Leg ze naast het document en tik op Gegevens bevestigen. Je kiest niet tussen twee AI's, je kijkt na wat er staat.
Klopt een waarde niet? Bevestig gerust en pas ze daarna aan op de detailpagina. Het originele bestand verandert nooit.
"Welk factuurnummer staat er op deze factuur?"
Wordt getoond voor facturen waarvan Hemma het factuurnummer niet bruikbaar kon lezen: ofwel stond er geen te vinden, ofwel was wat er stond te kort om een echt nummer te zijn. Dit scherm verschijnt ook wanneer beide lezingen het eens waren, want het eens zijn over een onbruikbaar nummer helpt je niet vooruit.
Wat je ziet: het document naast een enkel invulveld. Stond er iets, dan vind je het al ingevuld zodat je het kunt aanvullen in plaats van overtypen. Zoek het nummer op de factuur, vul het aan en tik op Factuurnummer bewaren.
Waarom net dit ene veld: het factuurnummer hoort bij de betaalgegevens. Een verkeerd nummer op een overschrijving kost je aannemer tijd om de betaling terug te vinden.
"Kloppen deze posten?"
Wordt getoond voor facturen en offertes wanneer de totalen juist zijn maar de twee lezingen de afzonderlijke posten anders opsomden (ander aantal lijnen, andere beschrijvingen).
Wat je ziet: de lijst waar Hemma op uitkwam, één rij per post met het bedrag. Leg ze naast het document en tik op Posten bevestigen. Je kiest niet tussen twee AI's, je kijkt een lijst na. De cijfers op documentniveau blijven hoe dan ook dezelfde.
"Welke bedragen staan er bij deze posten?"
Wordt getoond voor facturen en offertes waarvan de posten niet optellen tot het totaal dat op het document staat: elke post staat op € 0,00, de som wijkt te ver af, of Hemma vond helemaal geen totaalbedrag. Ook dit scherm verschijnt wanneer beide lezingen het eens waren, want twee lezers kunnen het perfect eens zijn over rekenwerk dat niet kan kloppen.
Wat je ziet: het totaalbedrag bovenaan en daaronder elke post met een invulveld. Terwijl je typt telt Hemma mee en zegt of het klopt met het totaal. Een klein afrondingsverschil is geen probleem: pas vanaf een echt verschil (meer dan € 1,00 of 1% van het totaal) vraagt Hemma je om nog eens te kijken.
Geen zin om alle posten over te typen? Tik dan op Neem het totaal als één lijn. Hemma zet het volledige bedrag op één post, zodat je het document toch aan je budget kunt koppelen. De losse omschrijvingen verdwijnen dan wel.
Waarom dit ertoe doet: met € 0,00 bij elke post valt er niets te koppelen aan je budget, en een offerte van € 29.988 zou als € 0 in je cijfers landen.
03Wat er na je bevestiging gebeurt
Het document gaat uit Nazicht nodig en de gewone stroom in. Bedragen, datums en de aannemer zijn nu vertrouwd. De data begint budgetsignalen en dashboards aan te sturen.
Achter de schermen schrijft Hemma ook een auditrecord: wat elke AI heeft voorspeld, wat jij hebt gekozen, welke velden je hebt gecorrigeerd. Dat record blijft bij het document. Vraag je je ooit af waarom het budget met enkele euro's is verschoven, dan kun je het terugtraceren.
Je corrigeert één document, je traint de AI niet. Hemma past andere documenten niet met terugwerkende kracht aan op basis van wat je hier hebt gekozen. Komt de naam van een aannemer telkens fout door op elke factuur, dan is dat een aparte fix — zie De AI heeft het verkeerde bedrag of de verkeerde aannemer gehaald.
04Je kunt later ook overschrijven
Dat een document Vertrouwd is, betekent niet dat de waarden vergrendeld zijn. Open de detailpagina van het document op elk moment. Elk veld — aannemer, bedrag, datum, type, tags — is bewerkbaar. Het oorspronkelijke bestand verandert nooit.
Dit is het glas-doos-principe: AI stelt voor, jij beslist, en je kunt op elk moment van gedacht veranderen.
05Veelgestelde vragen
Waarom vraagt Hemma me dit dan nog? Omdat het verschil tussen twee lezingen soms echt is en niet enkel een kwestie van schrijfwijze. Hemma zoekt dat eerst zelf uit tegen het document; blijft er twijfel over, dan krijg jij het te zien in plaats van dat het onder de mat gaat. Je hoeft nooit tussen AI's te kiezen, alleen te zeggen of wat er staat klopt.
Wat als een waarde niet juist is? Bevestig toch en bewerk daarna het veld op de detailpagina. De auditlog vangt zowel de bevestigde waarde als de bewerking op.
De dropdown "Help me identificeren" bevat het juiste type voor mijn document niet. Kies Andere. Hemma bewaart het bestand onaangeroerd en je kunt het vanaf de detailpagina hernoemen of taggen.
Hoe lang wacht Hemma voor het iets aankaart? Helemaal niet — de nazichtstaat wordt gezet tijdens het verwerken, wat ongeveer dertig seconden duurt. Er wordt geen extra vertraging bovenop gezet.
06Als het misloopt
- Document zit blijkbaar al lang in Nazicht nodig? Zie Een document blijft in "Nazicht nodig" hangen.
- Je hebt bevestigd maar de waarden zien er nog steeds fout uit? Zie De AI heeft het verkeerde bedrag of de verkeerde aannemer gehaald.