Een factuur als betaald markeren
Je hebt de aannemer betaald — via je bank-app, een overschrijving, een QR-scan, wat dan ook. De factuur in Hemma als betaald markeren is de enige boekhoudstap die nog rest. Het kost één tik, en zodra het klaar is daalt het openstaand totaal van de aannemer, updaten de Bestanden-filters en staat de betaaldatum op het record.
01Waar vind je het
Open de factuur via Bestanden of via de aannemerweergave. Rechts op de detailpagina houdt de kaart Betaling alles wat met betalen te maken heeft:
- Het bedrag, IBAN en gestructureerde mededeling, allemaal ter plekke bewerkbaar als de AI iets verkeerd heeft.
- Een QR-code om te scannen (zie Een factuur betalen met de QR-code).
- Een knop Markeren als betaald onderaan.
02Hoe als betaald markeren
Tik op Markeren als betaald. Een klein bevestigingsvenster opent — die extra stap is bewust, zodat een verloren tik in een lijstweergave niet zonder dat je het merkt de toestand omdraait. Bevestig en drie dingen gebeuren in volgorde:
- De kaart wisselt naar een groene toestand Betaald op <datum>.
- Hemma registreert de betaling intern — de betaaldatum, de methode waarmee je laatst hebt geïnteracteerd (QR, kopie, delen of handmatig) en het bedrag.
- Het openstaand totaal van de aannemer wordt onmiddellijk herberekend. Zie Bijhouden wat per aannemer nog openstaat voor waar dat verschijnt.
Die betaaldatum is niet het moment waarop je tikt. Hemma neemt wat op de factuur staat: een betaaldatum die er zelf op stond, anders de vervaldag, anders de factuurdatum. De vervaldag is de laatste dag waarop de factuur nog op tijd was, dus dat is de veiligste gok. Markeer je in 2026 een factuur betaald die verviel op 16/02/2023, dan staat er 16/02/2023 — niet vandaag. Heb je in werkelijkheid later betaald, dan zet je het recht met Datum aanpassen op de betaalde kaart.
De "methode" wordt automatisch genoteerd op basis van wat je net deed. Heb je de QR geopend, dan staat qr. Heb je de IBAN naar je klembord gekopieerd, dan kopie. Heb je het deelvenster van de browser gebruikt, dan delen. Heb je geen van die dingen gedaan — bijvoorbeeld omdat je dagen geleden in je bank-app hebt betaald en je nu inhaalt — dan blijft het handmatig. Je hoeft niet te kiezen; Hemma kijkt mee.
03Een heel archief in één keer
Begin je met Hemma en breng je facturen van vorig jaar mee, dan komen ze binnen met vervaldatums die al lang voorbij zijn. Hemma vraagt dan één keer, bovenaan je startscherm: deze vervielen voor je project hier bestond, waren ze al betaald?
Je ziet de volledige lijst met bedragen en vervaldatums, allemaal aangevinkt. Vink af wat nog openstaat, en de knop toont precies hoeveel facturen en welk totaal je op betaald zet. Eén tik zet ze allemaal om, via dezelfde weg als een losse factuur. Daarna verschijnt één melding met een knop Ongedaan maken die de hele reeks terugdraait.
Wil je er nu niet aan beginnen, kies dan Later. Hemma vraagt het niet opnieuw.
Hemma gokt hier nooit. Een oude factuur is niet betaald omdat ze oud is; ze is betaald omdat jij dat zegt.
En zolang je het niet gezegd hebt, telt Hemma ze ook niet mee als schuld. Een factuur van voor je hier begon verschijnt niet in je openstaand totaal en levert geen alarm op, tot jij zegt wat ermee is. Ik kan van een factuur niet zien of ze betaald is — dan doe ik ook niet alsof.
04Ongedaan maken
Heb je iets per ongeluk als betaald gemarkeerd, dan verschijnt op de betaalde kaart de knop Markeren als onbetaald. Tik erop en de toestand draait om — het betaalrecord verdwijnt, de datum wist, het openstaand totaal wordt herberekend. Er is geen tijdslimiet.
05Creditnota's
Creditnota's zijn niet "betaald" — het geld vloeit de andere richting uit. Wanneer Hemma een document als creditnota herkent, toont de kaart Betaling een creditnotapaneel in plaats van een knop Markeren als betaald, met het negatieve bedrag en een korte notitie. Er is niets te doen; het telt automatisch tegen het saldo van de aannemer.
06Veelgestelde vragen
Kan ik een gedeeltelijke betaling registreren? Niet in deze versie. Elke factuur is ofwel betaald of onbetaald. Heb je nu de helft betaald en later de andere helft, markeer ze dan als betaald wanneer de tweede schijf binnen is. Heb je een papieren spoor van twee betalingen nodig, laat dan een notitie achter op de factuur.
Waar haalt Hemma de IBAN, het bedrag en de mededeling vandaan? Uit de factuur zelf — de AI haalt ze eruit wanneer het document binnenkomt. Is iets fout gehaald, dan kun je het op de kaart Betaling met de potloodicoontjes corrigeren voor je betaalt. Zie Een extractie nakijken en corrigeren.
Update het markeren als betaald mijn budget? Nee — de kolom Gefactureerd op het budget weerspiegelt wat is gekoppeld, niet wat is betaald. Betalen wijzigt het openstaand totaal van de aannemer, niet het budgettotaal. Zie Een factuur of offerte aan een budgetlijn koppelen voor de budgetstroom.
Wie kan als betaald markeren? Iedereen op het project. De actie wordt gelogd zodat de rest van het team kan zien wie het heeft bevestigd.
Kan ik de betaaldatum later wijzigen? Ja. Op de betaalde kaart staat Datum aanpassen; kies de juiste dag en bewaar. Het hoeft nooit: de datum die Hemma afleidt klopt in de meeste gevallen.
07Als het misloopt
- De knop reageert niet? Je hebt waarschijnlijk een onbevestigde aanpassing op een veld (een open IBAN- of bedragveld). Druk op Enter of klik buiten om de bewerking vast te leggen en probeer dan opnieuw Markeren als betaald.
- Het openstaand totaal van de aannemer is niet gedaald na het markeren als betaald? Vernieuw de aannemerweergave. Klopt het nog steeds niet, dan ligt het meestal aan een factuur die niet aan de aannemer is gekoppeld — open de factuur en kijk naar het aannemerveld.
- De QR-code ontbreekt? Je hebt een geldig IBAN op de factuur nodig. Zie Een factuur betalen met de QR-code.