Je hebt een BTW-nummer van een aannemer in het formulier Aannemer toevoegen getypt. In plaats van een voorvertoning van de bedrijfsgegevens kreeg je een fout — "BTW-nummer ongeldig", "BTW-opzoeking mislukt" — of de zoekopdracht bleef gewoon hangen. De aannemerkaart opende nooit.
Je hebt een BTW-nummer van een aannemer in het formulier Aannemer toevoegen getypt. In plaats van een voorvertoning van de bedrijfsgegevens kreeg je een fout — "BTW-nummer ongeldig", "BTW-opzoeking mislukt" — of de zoekopdracht bleef gewoon hangen. De aannemerkaart opende nooit.
Het formaat klopt niet. Belgische BTW-nummers zijn exact BE + 10 cijfers — bijvoorbeeld BE0123.456.789 of BE 0123 456 789. Heb je negen cijfers getypt, of elf, of een telefoonnummer geplakt, dan weigert Hemma de invoer voor er een opzoeking gebeurt.
De oplossing: kijk naar de factuur of website van de aannemer. Het BTW-nummer staat op elke factuur die ze sturen (wettelijk verplicht) en meestal bovenaan. Typ het opnieuw. Hemma is mild over spaties, punten en streepjes — BE 0123.456.789 en BE0123456789 en 0123456789 zijn voor het systeem hetzelfde.
Het formaat klopt maar de controlesom niet. Belgische BTW-nummers hebben een ingebouwde controlesom — de laatste twee cijfers worden uit de eerste acht afgeleid via een modulo-97-regel. Heb je één cijfer fout getypt, dan vangt Hemma's lokale validator dit op voor de opzoeking gebeurt. De foutmelding is BTW-controlesomfout. Lees het nummer opnieuw op de factuur en typ het opnieuw.
Het formaat is in orde maar de opzoeking zegt "niet gevonden". Het nummer doorstond de controlesom maar noch KBO (het Belgische ondernemingsregister) noch VIES (de Europese BTW-validatiedienst) gaf een match. Drie subreden:
De opzoeking blijft lang draaien en geeft dan een fout. KBO en VIES zijn externe diensten — ze hebben uitval, rate limits en trage dagen. De foutmelding is BTW-opzoeking mislukt. Wacht een minuut en tik opnieuw op Zoeken. Mislukt het twee keer, val terug op Handmatig toevoegen.
Het juiste bedrijf is gevonden, maar de naam komt niet overeen met de factuur. Dat is een functie, geen fout. Hemma haalt de juridische naam uit KBO (bv. BVBA Janssens & Co), terwijl je factuur de handelsnaam gebruikt (Janssens Loodgieterij). De aannemerkaart toont beide. De mismatch verschijnt als een gezondheidssignaal op de aannemerrij zodat je weet dat de namen uit elkaar lopen — zie Bijhouden wat per aannemer nog openstaat.
De aannemer kwam terug met status "Geschrapt". KBO gaf hen terug als niet-actief. De opzoeking slaagde, maar de aannemer is officieel niet meer in zaken. Hemma markeert dit in de gezondheidsbadges op de aannemerslijst. Je kunt ze nog steeds toevoegen — soms blijven aannemers werken onder een eenmanszaaknaam nadat ze de BVBA hebben opgedoekt — maar het signaal is een tip dat de juridische entiteit niet meer bestaat.
Je hebt het BTW-nummer van een ander EU-land getypt. Hemma's invoerveld verwacht het Belgische formaat. Voor niet-Belgische aannemers schakel je het formulier naar Handmatig toevoegen en voer je naam en adres met de hand in. Je kunt het buitenlandse BTW-nummer nog steeds in het BTW-veld van het handmatige formulier zetten; Hemma bewaart het, maar valideert het niet.
Hemma weigert niet om de aannemer toe te voegen. De BTW-opzoeking is een gemak om de bedrijfsgegevens vooraf in te vullen — naam, adres, rechtsvorm. Mislukt de opzoeking om welke reden ook, dan staat Handmatig toevoegen altijd klaar als tabblad op hetzelfde formulier. De aannemer met de hand invullen heeft geen nadeel behalve typen.
Een mislukte opzoeking is geen permanente toestand. Herstelt KBO/VIES, dan kun je de aannemer later opnieuw verrijken vanaf hun detailpagina. Het handmatig toegevoegde record wordt opgewaardeerd met de registerdata.
Schakel het formulier Aannemer toevoegen naar het tabblad Handmatig. Voer in:
Bewaar. De aannemer landt op je project op dezelfde manier als een aannemer toegevoegd via BTW-opzoeking. Het enige wat ontbreekt is de KBO/VIES-verrijkingsdata — wat informatie is, geen functionaliteit.
Mislukt hetzelfde BTW-nummer consequent voor een aannemer die je weet dat in zaken is, mail dan naar hello@gethemma.app met het BTW-nummer en de website van de aannemer. We kunnen nakijken wat KBO teruggeeft en bevestigen of de opzoeking aan onze kant een fix nodig heeft.