De financiële geschiedenis van een aannemer lezen
De detailpagina van een aannemer beantwoordt twee vragen in één weergave: wat is mijn geschiedenis met deze aannemer in dit project, en wat zegt het openbaar register over hen. Het eerste komt uit je eigen data; het tweede komt uit het KBO/BCE-register dat Hemma in jouw plaats nakijkt.
01Waar vind je het
Aannemers in de hoofdnavigatie, en tik dan op een aannemerrij. Je komt op hun detailpagina.
De pagina heeft vier zones, van boven naar onder: de contactkaart, wat de registers zeggen, de tabel met financiële geschiedenis en de totalenstrook.
02De contactkaart
Hoofding met de naam van de aannemer, een bewerkknop en eventuele vakgebied-badges die Hemma heeft toegekend. Daaronder de basis:
- BTW-nummer.
- E-mail en telefoon.
- Adres.
- Website, als jij (of KBO) er een hebt opgegeven.
De vakgebieden, naam, adres en rechtsvorm komen uit het Belgische register; e-mail, telefoon, website en notities zijn voor jou om in te vullen. Het potloodicoon rechtsboven opent een bewerkdialoog voor de contactvelden.
03Wat de registers zeggen
Onder de contactkaart zet Hemma op een rij wat het in de openbare registers vond, elk gegeven zoals het genoteerd staat:
- De naam en de rechtsvorm die de KBO voor het bedrijf heeft.
- Status — of het register het bedrijf nog als actief vermeldt.
- Ingeschreven sinds — de datum waarop het bedrijf in het register kwam.
- Geregistreerde activiteiten — de NACE-codes, met in gewone taal wat ze betekenen.
- BTW-nummer — wat VIES erover zegt.
- Gecontroleerd op — de datum waarop de antwoorden zijn opgehaald. Alles hierboven geldt op die datum, niet op vandaag.
Dit is een opzoeking in openbare registers, geen goedkeuring. Hemma toont wat de registers zeggen en zet er een datum bij; of je met iemand in zee gaat, beslis jij.
Twee andere toestanden die je kan zien:
- "We zoeken de gegevens nog op." De aannemer kwam binnen via een document en de KBO heeft nog niet geantwoord — meestal een kwestie van seconden. Tot dan staat het BTW-nummer waar de naam hoort. Hemma vraagt het later vanzelf opnieuw wanneer je de pagina opent.
- "Kon dit niet nakijken." Er is een opzoeking gebeurd en de registers gaven geen antwoord. Dat zegt niets over de aannemer.
04De tabel met financiële geschiedenis
Elke offerte en factuur die op dit project aan deze aannemer hangt, gesorteerd op datum. Elke rij toont:
- Type. Een pill met Offerte of Factuur.
- Naam. Het factuurnummer als Hemma er een heeft gehaald, anders de bestandsnaam. Tik erop om het document te openen.
- Bedrag. Het totaal incl. BTW. Zie Netto, BTW en totaal voor wat dat omvat.
- Status. Betaald of Onbetaald voor facturen. Offertes hebben hier geen status; ze zijn referentiedocumenten, geen verschuldigde geldbedragen.
- Datum. De vervaldatum als die er is, anders de datum waarop het document is toegevoegd.
Dit is het auditspoor. Belt een aannemer en vraagt "wat is ons saldo?", dan is deze tabel het antwoord. Scrol de rijen door en je ziet precies hoe de totalen tot stand zijn gekomen.
05De totalenstrook
Vier getallen onder de tabel:
- Totaal gefactureerd. Som van de incl.-BTW-bedragen van elke factuur van deze aannemer.
- Totaal geoffreerd. Som van de incl.-BTW-bedragen van elke offerte.
- Totaal betaald. Som van de incl.-BTW-bedragen van elke factuur die je als Betaald hebt gemarkeerd.
- Openstaand. Totaal gefactureerd min totaal betaald. Hetzelfde getal dat het Aannemersoverzicht aanstuurt.
Geoffreerd is informatief — offertes zijn geen verschuldigde bedragen, gewoon intentie. Gefactureerd en betaald zijn wat de financiële realiteit van het project verschuift.
06Gezondheidssignalen uit het openbaar register
Naast de eigen cijfers van het project kijkt Hemma naar het Belgische register en geeft signalen over de aannemer zelf. Die verschijnen op factuur- en offertepagina's waar de aannemer staat, als gekleurde badge:
- Niet meer actief (rood). Het KBO-record is gemarkeerd als niet-actief — het bedrijf is gestopt of in vereffening. Even pauzeren voor je iets nieuws betaalt.
- Ongeldig BTW-nummer (rood). Het nummer wordt niet door VIES gevalideerd. Voor Belgisch-Belgisch werk is dat zelden een blokkering, maar het is een teken om het nummer dubbel te checken.
- Naam komt niet overeen (oranje). De naam op het document die Hemma heeft gehaald komt niet overeen met de officiële KBO-naam. Vaak een handelsnaam versus de juridische naam. Tik op de badge om te zien wat er is gehaald.
- Recent opgericht (oranje). Het bedrijf is heel recent geregistreerd. Op zich geen probleem, gewoon context — een gloednieuwe BV heeft een ander risicoprofiel dan een 30-jarige NV.
- Niet geregistreerd voor bouw (oranje). De NACE-codes van het KBO-record bevatten geen bouwactiviteit. Soms correct (een papierhandelaar stuurt ook facturen), soms een teken dat de verkeerde aannemer is gematcht.
Wanneer alle signalen schoon zijn, krijg je de badge "Geen problemen gevonden" met de datum van de check. Antwoordde maar één van de twee registers, dan krijg je "Kon dit niet nakijken" — een half afgewerkte check is geen schone lei, en Hemma doet niet alsof. Een signaal verschijnt alleen voor een register dat écht geantwoord heeft.
07Veelgestelde vragen
De financiële geschiedenis is leeg voor een aannemer waarvan ik weet dat ik ermee heb gewerkt. Ofwel zijn er nog geen documenten van hen verwerkt, ofwel zijn de verwerkte documenten aan een andere aannemer gekoppeld (ander BTW-nummer, lichte verschillen in de naam). Open het document en kijk naar het aannemerveld — eentje fixen lost meestal de rest op.
Een gezondheidssignaal is fout. Het signaal weerspiegelt de KBO-data op het moment van Hemma's laatste check. KBO loopt af en toe achter — een bedrijf waarvan je weet dat het actief is, wordt als niet-actief getoond. Mail naar hello@gethemma.app met het BTW-nummer van de aannemer en we kijken het opnieuw na.
Betaalde totalen komen niet overeen met mijn bankuittreksel. Het betaalde totaal weerspiegelt wat jij in Hemma als Betaald hebt gemarkeerd, niet wat je bank bevestigt. Is een overschrijving gedaan maar nooit als betaald gemarkeerd, zie Een factuur als betaald markeren.
Waarom zie ik de facturen van deze aannemer uit een ander project waar ik op zit niet? Elk project heeft zijn eigen aannemerslijst en zijn eigen financiële geschiedenis. De detailpagina is beperkt tot het project waarin je zit.
08Als het misloopt
- Een rij wijst naar een document dat 404 geeft: het document is verwijderd of tussen projecten verplaatst. De aannemerrij blijft als spoor van wat er ooit was.
- Het openstaande getal komt niet overeen met het Aannemersoverzicht: vernieuw de pagina. Blijft het verschillen, dan is een als betaald gemarkeerde factuur niet gesynchroniseerd — open ze en zet betaald uit en weer aan.
- Vakgebieden op de contactkaart zien er fout uit: zie Het juiste vakgebied kiezen voor een aannemer voor hoe Hemma ze toekent en hoe je ze overschrijft.