Wie je project mag mailen: de wachtkamer
Je project heeft een eigen e-mailadres. Dat is een van de handigste dingen in Hemma. Maar het betekent ook dat het adres in de wereld rondzwerft. Stuur het naar genoeg aannemers en op een dag mailt iemand wie je niet kent. Een phishingfactuur, een verkeerde forward, een oude leverancier die opnieuw opduikt. De wachtkamer houdt dat onder controle, zonder dat jij elke mail moet controleren.
01De wachtkamer
Wanneer er een e-mail binnenkomt van iemand die Hemma nog nooit heeft gezien, belandt die mail niet meteen in je project. Hij wordt vastgehouden in de wachtkamer. Hemma bewaart hem, maar verwerkt hem niet, en je team ziet hem niet. Jij beslist wat er gebeurt.
Je vindt de nieuwe afzender in Instellingen → Afzenders, onder het filter Onbekend. Twee knoppen: Goedkeuren of Weigeren. Dat is de hele keuze.
02Een afzender goedkeuren
Goedkeuren betekent "ja, deze persoon mag mijn project mailen." Hemma doet drie dingen tegelijk:
- De berichten die in de wachtkamer wachtten van deze afzender worden vrijgegeven, zodat ze normaal verwerkt worden en in je inbox verschijnen.
- Elke toekomstige mail van dit adres komt rechtstreeks door.
- Hemma houdt bij wie de afzender wanneer heeft goedgekeurd, zodat je een spoor hebt.
Eén keer goedkeuren per afzender. Vanaf dan zie je hen niet meer in de wachtkamer. Ze verschijnen gewoon in je project zoals elke andere mail.
03Een afzender weigeren
Weigeren betekent "nee, ik wil geen mails van dit adres." De berichten die al in de wachtkamer staan van deze afzender komen zeven dagen in quarantaine en worden daarna verwijderd. Toekomstige mails van dit adres slaan de wachtkamer over en gaan rechtstreeks naar quarantaine.
Waarom zeven dagen en niet meteen? Omdat een weigering zelden definitief is. Je kunt iemand blokkeren en daarna beseffen dat het een echte aannemer was die een persoonlijk adres gebruikte. Binnen die zeven dagen kun je ze herstellen. Hemma laat de berichten in quarantaine alsnog door alsof je ze van bij het begin had goedgekeurd. Na zeven dagen zijn de berichten weg en heeft herstellen alleen effect op toekomstige mails.
04Afzenders beheren
De volledige lijst staat bij Instellingen → Afzenders. Filter op status (Alles, Goedgekeurd, Geweigerd, Onbekend) om te focussen op wat je nodig hebt. Elke rij toont het e-mailadres, wanneer Hemma het voor het eerst zag, de laatste activiteit, en hoeveel berichten er van die afzender zijn gekomen.
Acties zijn per rij:
- Onbekend: Goedkeuren of Weigeren.
- Goedgekeurd: Weigeren (verplaatst naar de geweigerde lijst).
- Geweigerd: Herstellen (heeft alleen zin binnen het venster van zeven dagen voor vastgehouden berichten, maar werkt altijd voor toekomstige mails).
05Een paar dingen om te weten
De afzenderlijst is gedeeld met je project, niet persoonlijk. Als je partner een afzender goedkeurt, is die voor jullie beiden goedgekeurd. Hetzelfde geldt voor weigeren. De lijst is de bron van waarheid van het project.
Projectleden zijn altijd goedgekeurd. Iedereen die lid is van je project (jij, je partner, iedereen die je later toevoegt) krijgt zijn e-mailadres automatisch goedgekeurd op het moment dat hij erbij komt. Hun berichten en forwards slaan de wachtkamer over, en dat zit ingebakken in het lidmaatschap: je kunt het niet uitschakelen. Wil je geen mails meer van een lid in het project? De manier om dat te stoppen is hen verwijderen als projectlid.
Doorgestuurde mails gebruiken het adres van de doorstuurder. Als je architect een factuur van een aannemer naar je doorstuurt, ziet Hemma je architect als afzender, niet de aannemer. Dat is meestal wat je wilt. Eens je je architect hebt goedgekeurd (of zodra hij als lid is toegevoegd), raken al zijn forwards binnen. Het betekent ook dat het adres van de aannemer weigeren geen effect heeft op forwards die via je architect komen.
Schadelijke mails komen nooit in de wachtkamer. Hemma scant elke inkomende mail op phishing, prompt injection en gevaarlijke bijlagen vóór er ook maar een afzendercontrole gebeurt. Wat als schadelijk wordt gemarkeerd, wordt onmiddellijk weggegooid en verschijnt nooit in je afzenderlijst.
Geen bulkacties. Elke afzender beslis je één voor één. In de praktijk loopt de wachtkamer zelden vol. De meeste projecten zien tijdens de bouw maar een handvol nieuwe afzenders.
06Waarom een wachtkamer en geen blokkeerlijst
Bij een blokkeerlijst belandt elke vreemde standaard in je project en moet je achteraf opruimen. De wachtkamer keert dat om: niets bereikt je project tot jij ja zegt. De eerste keer dat een aannemer mailt, kost het één tik om hen goed te keuren. Vanaf dan werkt hun mail gewoon. Dat zijn een paar seconden bij het begin van de relatie en daarna niets. Precies de afweging waarvoor Hemma is gebouwd.