Welke soorten documenten Hemma begrijpt
Wanneer een document binnenkomt, vraagt Hemma zich als eerste af: wat is dit? Het antwoord bepaalt wat er wordt gehaald, waar het verschijnt en hoe het wordt behandeld.
Hemma sorteert elk document in één van elf types. Dit artikel loopt ze door.
01De elf types
Factuur. Een rekening van een aannemer of leverancier. Hemma haalt de aannemernaam en het BTW-nummer, het factuurnummer en de datum, de vervaldatum, het netto- en BTW-bedrag, het totaal, het IBAN, de gestructureerde mededeling en elke lijn met hoeveelheid en eenheidsprijs. Facturen zijn het type dat Hemma het meest serieus neemt — ze krijgen een tweede AI-lezing om dubbel te checken.
Aankoop. Een bewijs van iets dat al betaald is: een kassaticket van de Brico, een webshopbestelling die aan de kassa afgerekend werd, een orderbevestiging die met een voorschot volledig gedekt is. Het woord factuur dekt in het Nederlands allebei, maar het zijn twee verschillende dingen. Een factuur is een vraag om te betalen; een aankoop is het bewijs dat het geld al vertrokken is. Hemma haalt de leverancier, de aankoopdatum, het totaal, de betaalwijze en elk artikel op het ticket eruit, en vraagt nooit of je het al betaald hebt, want er stond nooit iets open.
Een aankoop moet nog altijd op een budgetlijn terechtkomen. Een ticket van EUR 36,97 voor gyproc is EUR 36,97 die je project uitgaf, en uitgaven die niet op een budgetlijn staan zijn onzichtbaar op je budgetpagina.
Offerte. Een prijsvoorstel van een aannemer. Dezelfde velden als een factuur, behalve dat er nog geen betaling is. Offertes krijgen ook de dubbele AI-lezing omdat de getallen uiteindelijk budgetbeslissingen en vergelijkingen naast elkaar zullen aansturen.
Vergunning. Een gemeentelijk document. Bouwvergunning, omgevingsvergunning, alles van je gemeente. Hemma bewaart het bestand en tagt het voor terugvindbaarheid; het haalt geen geldvelden eruit, want die zijn er meestal niet.
Attest. Een verklaring van overeenstemming: iemand met een naam staat ervoor in dat iets gedaan is, geldt of in orde is. Het attest tienjarige aansprakelijkheid van je aannemer, het keuringsverslag elektriciteit, een asbestattest, het isolatiecertificaat van je installateur. Hemma leest wie het uitreikte en tot wanneer het geldt, en tagt het zodat je het terugvindt op de dag dat een notaris of een verzekeraar ernaar vraagt.
EPB-document. De Vlaamse energieprestatiefamilie: de voorstudie van je verslaggever, de startverklaring die voor de werken ingediend wordt, de definitieve EPB-aangifte erna, en het EPC van een bestaande woning. Hemma leest wat er staat, eis per eis, en brengt het samen op de pagina Energieprestatie. Twee documenten over dezelfde woning worden daar één beeld. Wat een document niet zegt, blijft leeg: Hemma vult niets aan uit een tabel elders.
Die pagina begint bij één vraag: geldt de EPB-regelgeving hier eigenlijk wel? Niet elk gebouw valt eronder. Een onverwarmde berging, een kleine aanbouw, een landbouwgebouw of iets tijdelijks valt buiten EPB. Hemma doet een voorstel op basis van wat je bij de start vertelde, maar jij bevestigt het, want een verplichting ten onrechte wegstrepen kost een boete. Zeg je dat EPB hier niet geldt, dan blijft dat op de pagina staan, met jouw reden erbij en de mogelijkheid om erop terug te komen.
Je hoeft ook niet te wachten op een document. Zodra duidelijk is dat EPB geldt, toont de pagina al wat je wil bereiken, welke verplichtingen er in het algemeen aankomen, en waar Hemma op zal letten zodra er een document binnenkomt. Uploaden kan er nog steeds, maar het is niet meer het enige wat er staat.
Plan. Architecturale tekeningen, technische tekeningen, plattegronden. Hemma bewaart het bestand op volle resolutie zodat je het kunt markeren en delen met je architect. Geen financiële extractie.
Tech doc. Handleidingen, datasheets, specificaties, certificaties. Het soort papierwerk dat je installateur je geeft wanneer de warmtepomp in dienst wordt genomen. Bewaard en getagd voor wanneer je het jaren later nodig hebt.
Foto. Een foto van de werf. Bewaard met de oorspronkelijke metadata zodat je ze op datum kunt terugvinden.
Inspiratie. Een referentiefoto of screenshot — het soort dat je bewaart wanneer je voor een verbouwing op Pinterest scrolt. Zelfde behandeling als een foto, andere tag, zodat je inspiratiebord niet vermengd raakt met je werffoto's.
Andere. Alles wat er niet in past. Bewaard, getagd "andere", doorzoekbaar op naam. Komt "andere" te vaak voor in jouw project, dan is dat een signaal dat de classificatie van Hemma er niet in slaagt — zie De AI heeft het verkeerde bedrag of de verkeerde aannemer gehaald voor hoe je het corrigeert.
02Vakgebied-tagging op facturen en offertes
Voor facturen en offertes herkent Hemma ook het vakgebied waarover het document gaat: grondwerken, ruwbouw, dakwerken, buitenschrijnwerk, elektriciteit, sanitair, HVAC, chape en vloeren, bezetting, binnenschrijnwerk, schilderwerk, tuinaanleg of diverse.
Die tag laat de budgetboom verwante werken samen groeperen, en stuurt de offertevergelijking naast elkaar aan wanneer twee elektriciens je een offerte sturen. Het is ook wat naast de naam van de aannemer in de bestandsrij verschijnt, zodat een blik volstaat om te weten over welk soort werk het document gaat.
03Wat als het type fout is
Hemma haalt bij elke classificatie een vertrouwensscore. Is die onder 80%, dan belandt het document in Nazicht nodig en vraagt Hemma je om het juiste type uit een dropdown te kiezen. Eens je bevestigt, voert Hemma de extractie opnieuw uit met het juiste type zodat de juiste velden eruit komen.
Je kunt het type ook achteraf overschrijven op de detailpagina van een document. Het oorspronkelijke bestand verandert niet; enkel het typelabel en wat Hemma eruit haalt. Aankoop is het enige type dat je nog niet zelf kunt kiezen: Hemma kent het toe, en we werken nog aan de weg terug.
De classificatie kijkt naar de inhoud van het document, niet naar de bestandsnaam. Een PDF met de naam scan_001.pdf die een factuur bevat, wordt nog steeds als factuur geclassificeerd. De bestandsnaam is gewoon een label voor jou.
04Veelgestelde vragen
Mijn aannemer stuurde een offerte en een factuur in één PDF. Wat gebeurt er? Hemma verwerkt het bestand als één document en kiest het dominante type. Wil je ze echt gescheiden, vraag de aannemer dan ze als twee bijlagen te sturen — één PDF per document is altijd de meest zuivere input.
Een gemeentebrief is niet echt een "vergunning" — wordt die zo geklasseerd? Dat hangt af van de inhoud. Een brief die een controle aankondigt, wordt eerder als "andere" geklasseerd dan als vergunning. Je kunt het type wijzigen als Hemma fout zat.
Waarom heeft Hemma geen "contract"-type? Omdat Belgische DIY-projecten in de praktijk zelden losse, getekende contracten als PDF ontvangen — de meeste afspraken leven in aanvaarde offertes. Komt er toch een contract binnen, dan filed Hemma het als "andere" of "tech doc", afhankelijk van de vorm.
05Als het misloopt
- Het verkeerde type is toegekend en de financiële velden zien er vreemd uit? Zie De AI heeft het verkeerde bedrag of de verkeerde aannemer gehaald.
- Het document kreeg geen type en bleef in Nazicht nodig hangen? Zie Een document blijft in "Nazicht nodig" hangen.