Een document vinden

01Waar te kijken

Open Bestanden in de hoofdnavigatie. Je ziet een lijst van elk document in je project, nieuwste eerst.

Bovenaan de lijst:

• Een zoekveld.
• Een dropdown type — Alle types, Facturen, Offertes, Vergunningen, Plannen, Foto's, Inspiratie, Tech doc's, Andere.
• Een schakelaar Te koppelen die filtert op facturen en offertes die nog niet aan een budgetlijn zijn gekoppeld.

02Zoeken

Het zoekveld kijkt tegelijk in vijf velden naar wat je typt:

• De naam van het document.
• De beschrijving.
• De bestandsnaam (de originele .pdf die je aannemer stuurde).
• De naam van de aannemer of organisatie.
• Je tags.

Herinner je je de aannemernaam, zoek daarop. Herinner je de bestandsnaam, zoek daarop. Heb je het getagd als electriciteit, zoek daarop. Welk stukje je je ook herinnert, typ het in.

Zoeken is gedeeltelijk: typen van electr matcht "electrisch", "electriciteit" en elke aannemer met electr in de naam. Voor de meeste velden maakt hoofdlettergebruik niet uit, maar tag-matching is exact — dus electriciteit vindt de tag electriciteit, niet Electriciteit.

03Filteren op type

De dropdown type beperkt tot één documenttype tegelijk. Handig wanneer je weet dat wat je zoekt een factuur is, maar je je de aannemer niet meer herinnert. Kies Facturen en scrol.

De labels komen overeen met de acht types waarin Hemma classificeert — zie Welke soorten documenten Hemma begrijpt voor wat elk betekent.

04Het filter "Te koppelen"

Wanneer een factuur of offerte binnenkomt, haalt Hemma de bedragen maar gokt niet naar welke budgetlijn ze hoort. Dat is jouw keuze. De schakelaar Te koppelen filtert de lijst op facturen en offertes die nog niet zijn gekoppeld — je follow-upstapel in één zicht.

Eens je een factuur aan een budgetlijn koppelt, verdwijnt ze uit dit filter. Een lege Te koppelen-weergave betekent dus dat je bij bent.

05Veelgestelde vragen

Mijn document staat niet in de lijst. Heeft Hemma het verloren? Vrijwel zeker niet. Het is misschien weggefilterd door het huidige type- of te-koppelen-filter, of vastgehouden als duplicaat, of wacht in de afzenderswachtkamer. Zie Ik kan een document dat ik heb geüpload niet vinden voor de volledige diagnose.

Kan ik op datum zoeken? Niet rechtstreeks in het zoekveld. De lijst staat al gesorteerd nieuwste-eerst, dus scrollen tot ongeveer de datum die je zoekt is meestal sneller dan een zoekopdracht. Voor specifieke datumbereiken gebruik je de agenda — elk document met een datum eraan verschijnt daar.

Kan ik een zoekopdracht bewaren? Nog niet. De combinatie van zoektekst en typefilter zit in de URL, dus je kunt een bepaalde weergave in je browser bookmarken.

06Als het misloopt

• De zoekopdracht geeft niets voor een document waarvan je zeker bent dat het bestaat? Zie Ik kan een document dat ik heb geüpload niet vinden.
• Een e-mail die je hebt doorgestuurd staat niet eens op de pagina Bestanden? Zie Een e-mail die ik heb doorgestuurd is niet aangekomen.

07Gerelateerd

• Documenten taggen en categoriseren
• Welke soorten documenten Hemma begrijpt
• Hoe e-maildoorsturing werkt