Qui peut écrire à votre projet : la salle d'attente

01La salle d'attente

Quand un e-mail arrive d'une personne que Hemma n'a jamais vue, le message n'atterrit pas tout de suite dans votre projet. Il est retenu dans la salle d'attente. Hemma le stocke, mais ne le traite pas, et votre équipe ne le voit pas. C'est vous qui décidez de la suite.

Vous verrez le nouvel expéditeur dans Paramètres → Expéditeurs, sous le filtre Inconnu. Deux boutons : Approuver ou Refuser. C'est tout le choix.

02Approuver un expéditeur

Approuver veut dire « oui, cette personne peut écrire à mon projet ». Hemma fait trois choses en même temps :

• Les messages qui attendaient en salle d'attente de cet expéditeur sont libérés. Ils sont traités normalement et atterrissent dans votre boîte.
• Tout futur e-mail de cette adresse passe directement.
• Hemma garde la trace de qui a approuvé qui et quand.

Une seule approbation par expéditeur. À partir de là, vous ne le revoyez plus en salle d'attente. Il apparaît simplement dans votre projet comme n'importe quel autre e-mail.

03Refuser un expéditeur

Refuser veut dire « non, je ne veux pas d'e-mails de cette adresse ». Les messages déjà en salle d'attente de cet expéditeur sont mis en quarantaine pendant sept jours, puis supprimés. Les futurs e-mails de cette adresse sautent la salle d'attente et vont directement en quarantaine.

Pourquoi sept jours et pas immédiatement ? Parce qu'un refus est rarement définitif. Vous pouvez bloquer quelqu'un puis vous rendre compte qu'il s'agissait d'un vrai entrepreneur utilisant une adresse personnelle. Pendant ces sept jours, vous pouvez le restaurer. Hemma libère les messages en quarantaine comme si vous l'aviez approuvé depuis le début. Après sept jours, les messages sont perdus et restaurer n'agit plus que sur les futurs e-mails.

04Gérer les expéditeurs

La liste complète se trouve dans Paramètres → Expéditeurs. Filtrez par statut (Tous, Approuvés, Refusés, Inconnus) pour cibler ce qu'il vous faut. Chaque ligne affiche l'adresse e-mail, la date de première apparition, la dernière activité, et le nombre de messages reçus de cet expéditeur.

Les actions sont par ligne :

• Inconnu : Approuver ou Refuser.
• Approuvé : Refuser (le déplace vers la liste des refusés).
• Refusé : Restaurer (n'a de sens que dans la fenêtre de sept jours pour les messages retenus, mais agit toujours sur les futurs e-mails).

05Quelques points utiles à savoir

La liste d'expéditeurs est partagée par tout le projet, pas personnelle. Si votre conjoint approuve un expéditeur, il est approuvé pour vous deux. Idem pour le refus. La liste est la source de vérité du projet.

Les membres du projet sont toujours approuvés. Toute personne qui est membre de votre projet (vous, votre conjoint, toute personne que vous ajoutez par la suite) voit son adresse e-mail approuvée automatiquement au moment où elle rejoint. Ses messages et ses transferts sautent la salle d'attente, et c'est inscrit dans l'appartenance au projet : ça ne peut pas être désactivé. Si vous ne voulez plus que les messages d'un membre arrivent dans le projet, la façon de l'arrêter est de le retirer comme membre.

Les e-mails transférés utilisent l'adresse du transféreur. Si votre architecte vous transfère une facture d'un entrepreneur, l'expéditeur que Hemma voit, c'est votre architecte, pas l'entrepreneur. C'est en général ce qu'on veut. Une fois votre architecte approuvé (ou dès qu'il a rejoint comme membre), tout ce qu'il vous transfère passe. Ça veut aussi dire que refuser l'adresse de l'entrepreneur n'a aucun effet sur les transferts qui arrivent via votre architecte.

Les e-mails malveillants n'arrivent jamais en salle d'attente. Hemma analyse chaque message entrant (phishing, injection de prompt, pièces jointes dangereuses) avant même la moindre vérification d'expéditeur. Ce qui est marqué comme malveillant est rejeté immédiatement et n'apparaît jamais dans votre liste d'expéditeurs.

Pas d'actions groupées. Chaque expéditeur se décide un à un. Dans la pratique, la salle d'attente se remplit rarement. La plupart des projets ne voient qu'une poignée de nouveaux expéditeurs sur tout le chantier.

06Pourquoi une salle d'attente et pas une liste de blocage

Une liste de blocage voudrait dire que chaque inconnu atterrit par défaut dans votre projet et que vous nettoyez après coup. La salle d'attente inverse cela : rien n'arrive dans votre projet tant que vous n'avez pas dit oui. La première fois qu'un entrepreneur écrit, un seul tap suffit pour l'approuver. Ensuite, ses e-mails passent tout seuls. Quelques secondes au début de la relation, et plus rien après. Exactement le compromis pour lequel Hemma est conçu.