Gérer les liens partagés — expiration, révocation, historique
Un lien partagé est un accès à l'un de vos plans. Cet accès mérite une date d'expiration claire, un bouton de révocation propre, et un enregistrement de qui vous avez invité et de ce qu'iel en a fait. Le centre de partage de chaque plan couvre les trois.
01Où le trouver
Ouvrez le plan et appuyez sur l'option de partage. La boîte de dialogue de partage affiche une liste de chaque partage qui existe pour ce plan — passé, en cours et révoqué — avec les commandes pour les gérer.
02Définir une expiration
Quand vous créez un nouveau partage, le formulaire demande une expiration. Trois options :
- 7 jours — vérifications courtes. Utile quand vous voulez un seul tour de retours et que vous n'attendez pas que le destinataire y revienne des semaines plus tard.
- 30 jours — la valeur par défaut, et ce qui convient à la plupart des collaborations avec un architecte. Un mois suffit pour couvrir les rounds de devis, les redessins et un accord final.
- Jamais — accès sans limite. Choisissez ceci pour un·e collaborateur·rice de longue durée (votre architecte projet, votre partenaire s'iel préfère un accès uniquement par e-mail). Vous pouvez toujours révoquer plus tard.
Hemma calcule l'horodatage d'expiration réel à partir du moment de l'envoi. « 7 jours » signifie sept jours à partir d'aujourd'hui, pas sept jours à partir du moment où le destinataire ouvre pour la première fois.
03Prolonger une expiration
L'expiration approche et la conversation n'est pas terminée ? Vous n'avez pas besoin de révoquer et de recréer. Sur la ligne du partage, l'icône calendrier ouvre une petite popover avec les mêmes trois options — 7 jours, 30 jours, jamais. Choisissez-en une et la nouvelle expiration est définie à partir d'aujourd'hui.
Le destinataire n'a rien à faire. Le lien qu'iel a déjà continue de fonctionner.
04Révoquer un lien
Si un projet se termine, qu'un·e architecte part, ou que vous changez simplement d'avis, l'action Révoquer sur la ligne du partage coupe l'accès. Appuyez une fois et le bouton passe en état de confirmation pendant trois secondes ; appuyez à nouveau pour confirmer. Le double-tap est volontaire — la révocation est immédiate et irréversible, alors elle mérite une seconde délibérée.
Ce qui se passe ensuite :
- Le destinataire. La prochaine fois qu'iel essaie d'ouvrir le plan, iel voit un écran disant que le lien n'est plus disponible. Aucune raison n'est affichée — le même écran apparaît pour les liens révoqués, expirés et invalides, à dessein (on ne veut pas qu'un·e visiteur·euse curieux·se apprenne pourquoi l'accès a échoué).
- Ses annotations et réponses. Elles restent sur le plan. Révoquer l'accès arrête les nouvelles visites ; cela ne supprime pas la conversation qui a déjà eu lieu.
- Le journal d'audit. La révocation est enregistrée — qui l'a faite et quand — donc l'historique du partage l'affiche comme Révoquée à partir de là.
La révocation est immédiate. Il n'y a pas de période de grâce.
05L'historique des partages par plan
Le centre de partage liste chaque partage sur ce plan, pas seulement les actifs. Chaque ligne montre :
- L'adresse e-mail du destinataire.
- Une pastille de statut.
- Invité·e — l'e-mail a été envoyé mais le destinataire n'a pas encore ouvert le lien.
- Actif·ve — le destinataire a confirmé son e-mail et utilise le lien.
- Expiré·e — l'horodatage d'expiration est passé.
- Révoqué·e — vous (ou un·e autre membre du projet) avez coupé l'accès manuellement.
- Horodatages. Quand vous l'avez invité·e, quand iel a accepté (si c'est le cas), quand le lien expire (ou quand il a expiré).
- Actions par ligne. Révoquer, prolonger l'expiration et renvoyer l'e-mail d'invitation si l'original s'est perdu dans un dossier indésirable.
Triez visuellement : toute personne en Invité·e depuis plus d'un jour ou deux a probablement besoin d'une relance ; toute personne Active est dans la conversation ; toute personne Expiré·e ou Révoqué·e est l'historique.
06Questions courantes
Puis-je partager avec le même e-mail deux fois ? Oui — par exemple, si vous avez révoqué et changé d'avis. Hemma crée une nouvelle ligne de partage avec un nouveau lien. L'ancienne ligne reste dans l'historique comme Révoquée.
Puis-je voir combien de fois le destinataire a visité ? La ligne de partage affiche la dernière fois où iel a accédé au plan, mais Hemma ne fait pas remonter de journal par visite. Si vous en avez spécifiquement besoin, envoyez un e-mail à hello@gethemma.app.
Le destinataire dit que l'e-mail n'est jamais arrivé. Utilisez l'action Renvoyer sur la ligne de partage. Il y a un court délai entre les renvois et un petit plafond par partage, donc si le bouton est grisé, attendez une minute et réessayez — ou voir mon architecte ne peut pas ouvrir le lien partagé si le problème revient.
Quelle est la différence entre « Révoquer » et juste laisser expirer ? Révoquer coupe l'accès immédiatement. L'expiration arrive à terme à l'horodatage. Si vous voulez que ce soit terminé maintenant, révoquez. Si ça vous va que le destinataire l'utilise jusqu'à la date d'origine, ne faites rien.
Le destinataire peut-il prolonger son propre accès ? Non. Seuls les membres du projet peuvent changer l'expiration ou révoquer un lien. Les destinataires peuvent vous demander de prolonger, mais ne peuvent pas le faire eux-mêmes.
07En cas de problème
- Le bouton Révoquer est grisé : le lien est déjà expiré ou révoqué. Aucune action supplémentaire nécessaire.
- L'expiration sur la ligne ne correspond pas à ce que vous avez défini : rafraîchissez la page. L'affichage est parfois en retard.
- Le destinataire est Actif·ve mais vous ne reconnaissez pas l'e-mail : quelqu'un d'autre sur votre projet a partagé le plan et a oublié de le mentionner. Ouvrez la ligne du partage — le champ Invité·e par indique qui l'a créé.